こんにちは、富山です。
先日、とある税理士さんと
食事に行きました。
開業時の相談からお世話になり、
また明治大学の先輩にも
あたるお方なのですが、
こんな話をしていました。
「俺は自宅兼事務所で
やっているけれど、
徹底的にペーパレス化に
取り組んでいる！
プリンターすら
おいていない！」
これを聞いて
ただただ「すげぇな（汗」
と思うばかり…。
税理士業務の詳細は
解りかねますが、
私が社労士業務で
同じことができるかと
言われると「否」です。
特に10月〜11月、私は
紙での手続き（郵便）を出す
機会が多くありました。
・傷病手当金支給申請書
・労働保険料領収済み通知書
（新規で加入されたお客様向け）
・社会保険／雇用保険
被保険者台帳請求書
（新しい顧問先の登録状況確認用）
・社会保険新規取得訂正届
（取得は電子で出来るのですが、
訂正は紙での手続きになります。）
等々…。
沢山の紙での手続きを
出しました。
これらの業務は現状、
紙で出すしかないのです。
ですが、
お客様には労務関連書類の
ペーパレス化を
積極的にご案内します。
例えば従業員の入社にあたり…
【1.電子印鑑ツールの活用】
「雇用契約書」
「身元保証書」
「秘密保持誓約書」等、
署名や捺印が必要なものに
活用できます。
私は「クラウドサイン」という
のをつかっており、
お客様との契約
取り交わしにも使用しております。
【2.労務管理ソフトの活用】
「年金手帳（基礎年金番号）」
「雇用保険番号」
「マイナンバー」
の管理にご活用いただけます。
ご本人様に直接ご入力いただくことで、
これらの書類徴求が不要になります。
また、住所、電話番号、扶養家族情報、
税金情報等を一括で登録して
おくことができ、
勤怠（出社、退社）、有給管理、
給与計算を行うこともできるため、
労務ソフトの導入は是非お勧めいたします。
私の顧問先では特に、
IT系の企業でうまく活用されており、
私は自分の業務ソフトに
そのデータを連携させていただき、
お仕事を行うという
大変スムーズな流れが
出来ています！
【3.PDFデータでの提出を前提とする】
デジタルですが、
一番アナログな方法！？(笑)
健康診断書などはどうしても、
受け取りが紙ベースになりますので、
従業員の方に提出を依頼する時点で
「PDF」にして依頼する運用方法です。
最近はスマートフォンスキャナーも
進化しておりますし、
iPhoneではデフォルトで
その機能もございます。
といった内容で
ご案内しております。
社労士業務も
もっとスマートに
ならないかと思う
今日この頃です^^;
富山 直樹
＜編集後記＞
紙で発信する仕事も
多いですが、
同じくらい
紙で受ける仕事も
多いです。
その場合は
重要なものを除いて
スキャンして
捨ててしまう
のですが、
ここで大事なのがルール付け！
ファイルの名前の付け方です。
「社労士会会報記事_●●法改正_202311」
「●●社_与太郎_●●申請控え_20231127」
これを毎回統一しておくことで、
「あれどこにあったっけ？」
となった時に
断片的な情報からでも探し出せ、
検索性が向上します！
是非試してみてください！
――LIVE情報――
①VRAIN主催「亜空間企画2024」🌋
🔥2024.01.27(sat)
@目黒LIVE STATION🔥
🌟Cran Arcanaria
🌟Shiver of Frontier
🌟伝承歌劇団〜エウロパの軌跡〜
🌟VRAIN
学生無料(当日VRAIN物販にて学生証提示でキャッシュバックします)🥳
②罪號人-ZYGOTE-主催
🔥2024.02.03(sat)
@四谷OUTBREAK🔥
③Northwinger SAGA主催
🔥2024.02.17(sat)
@大阪心斎橋 BigtwinDinner SHOVEL🔥
全公演とも、チケット予約はコチラ！
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